QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA DỰ ÁN (TIME MANAGEMENT)

Chúng ta đều đã từng nghe rất nhiều câu nói hay về thời gian như là:
– “Thời gian là vàng là bạc”
– “Thời gian không chờ đợi ai”
– “Thời gian là thứ quý giá nhất trên đời”
– “Thời gian đã mất không bao giờ lấy lại được”
– hoặc là “Đừng lãng phí thời gian”.
Tất cả những câu nói này đều đúng trong quản lý dự án.

Chúng ta chỉ có một khoảng thời gian hữu hạn nhất định để thực hiện dự án. Do đó, thời gian của dự án cần được quản lý để sử dụng một cách hiệu quả, hợp lý và tránh lãng phí nhất có thể.

QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN LÀ GÌ?

Quản lý thời gian dự án là việc thực hiện các hoạt động quản lý để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn đã đặt ra.

Quản lý thời gian bao gồm các hoạt động chính dưới đây:
1) Lập kế hoạch làm việc
2) Quản lý tiến độ

LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC

– Output của hoạt động lập kế hoạch là ra được 1 bản kế hoạch làm việc chi tiết cho đội dự án.
– Lập kế hoạch cẩn thận bao nhiêu thì dự án sẽ suôn sẻ và tỷ lệ thành công sẽ tăng cao bấy nhiêu.
(Nội dung về việc lập kế hoạch khá lớn sẽ được chia sẻ chi tiết ở bài khác)

Ở đây chúng ta hiểu rằng cần phải tạo ra một bản kế hoạch làm việc chi tiết. Sau khi bản kế hoạch chi tiết cho từng công việc đã được xây dựng, các thành viên trong dự án sẽ thực hiện theo thứ tự được giao với trách nhiệm và sự cam kết về thời hạn, chất lượng với từng công việc đó. Khi đó, nhiệm vụ của người quản lý dự án là quản lý tiến độ.

QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ LÀ GÌ?

Quản lý tiến độ là việc thực hiện các hoạt động quản lý đảm bảo tiến độ công việc được tiến hành đúng theo kế hoạch.

Cụ thể là thực hiện 2 hoạt động chính là: theo dõi giám sát tiến độ và kiểm soát tiến độ để đảm bảo từng công việc được hoàn thành theo đúng thời hạn đã đặt ra.
Quản lý tiến độ là chìa khóa thành công của dự án đã nói lên sự cần thiết và quan trọng của hoạt động này.

■ Giám sát tiến độ (Monitor Progress)

Quan sát và theo dõi trạng thái của từng công việc và trả lời các câu hỏi: “Có công việc nào đang được tiến hành không đúng kế hoạch không?”

Làm sao để giảm sát tiến độ một cách hiệu quả

– Mục tiêu là phát hiện sớm các công việc đang được triển khai không đúng theo kế hoạch, phân tích các sai lệch và các trở ngại làm ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể.
– Cụ thể là phát hiện xem từng công việc có đang “nhanh” hay “chậm” hơn kế hoạch hay không, có “sai lệch” gì so với kế hoạch không.
– Trả lời câu hỏi là “Có gì bất thường không?”

Ba việc cần làm để quản lý tiến độ

1. Tổ chức các cuộc họp chia sẻ tiến độ

Daily meeting:
– Tổ chức họp hàng ngày để trao đổi về tiến độ trong nội bộ.
– Mỗi người sẽ phải trả lời 3 câu hỏi: “Hôm qua đã làm những gì?”, “Có gặp khó khăn trở ngại gì không?”, Hôm nay dự định làm những gì?

Weekly meeting:
– Tổng kết tiến độ của một tuần làm việc và chia sẻ cho các bên liên quan.
– Tiến độ tổng thể của dự án cho đến thời điểm hiện tại đang như thế nào?
– Tuần vừa rồi đã làm những công việc gì?
– Có gặp khó khăn trở ngại gì không?
– Tuần tới dự định làm những công việc nào?
– Có thông tin quan trọng nào cần trao đổi thảo luận không? (risk, Q&A, thay đổi nhân sự…)

2. Sử dụng công cụ để giám sát tiến độ hiệu quả hơn.

Có rất nhiều tool hỗ trợ giám sát tiến độ: redmine, backlog, trello … việc sử dụng tool sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian để nắm bắt tình hình tiến độ cũng như khai khác thông tin nhanh nhất và đầy đủ nhất

Một số điểm lưu ý khi giám sát tiến độ (cho trường hợp dùng redmine)

– Triệt để đảm bảo thông tin của công việc được nhập đầy đủ (có thời hạn, nhập tiến độ)
– Nhìn và quan sát Gantt Chart mỗi ngày để phát hiện ngay công việc đang chậm hơn hoặc nhanh hơn kế hoạch.
– Tạo sẵn các truy vấn (query) để có thể quan sát tiến độ của từng nhóm bằng một cú click chuột
– Ngoài ra, để theo dõi tiến độ bạn nên kết hợp sử dụng tính năng vẽ biểu đồ. Mọi con số thống kê sẽ không mang nhiều ý nghĩa nếu nó đứng 1 mình, nhưng khi được so sánh với các đại lượng khác và thể hiện bằng hình ảnh qua các biểu đồ thì lúc đó có thể cho rằng “con số đã biết nói”. Qua các biểu đồ bạn có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá được tình hình hiện tại của dự án.
– Mỗi ngày nên dành ít nhất 15 phút buổi sáng để quan sát tiến độ.

3. Theo dõi năng suất

Năng suất là gì?
Năng suất là hiệu quả thực hiện công việc trong dự án.
Năng suất được dùng để đánh giá mức độ hiệu quả và mức độ ổn định của dự án.
Khi năng suất có thay đổi tức là chắc chắn có gì đó khác thường đã xảy ra, và nhiệm vụ của người quản lý là phát hiện ra những điểm khác thường đó.
Năng suất là một cơ sở đánh giá xem dự án có thể cán đích với thời gian còn lại hay không để có sự điều chỉnh hợp lý nhất cho dự án.
Năng suất được đo bằng tỉ lệ của số lượng thành quả tạo ra ( output) đối với công sức bỏ ra (input).
– Năng suất coding: 120 LOC/day
– Năng suất tạo testcases: 60 Testcased/day
– Năng suất thực hiện test: 45 Testcased/day
– Năng suất tổng của 1 tuần: xx ticket/week
– Năng suất của cả dự án:
Tính toán xem năng suất đến thời điểm hiện tại có tăng hay giảm so với tuần trước hay không? Từ đó có những hành động phù hợp để thực hiện kiểm soát tiến độ.

■ Kiểm soát tiến độ (Control Progress)

Kiểm soát là gì?

Kiểm soát là thực hiện các hoạt động điều chỉnh và nắn chỉnh hoặc sắp xếp công việc giúp cho dự án không bị lệch so với kế hoạch đã được vạch ra.

Phương châm kiểm soát tiến độ là gì?

Để dự án có thể cán đích đúng thời hạn, thì từng công việc nhỏ cần phải được đảm bảo được hoàn thành đúng thời hạn. Người quản lý dự án cần tập trung và đảm bảo quy tắc này.

Một số điểm cần lưu ý khi giám sát tiến độ

– Trong thực tế, tiến độ của từng công việc được các thành viên cập nhập khá là cảm tính.
– Cũng có một số thành viên không cập nhập hoặc chỉ nhập tiến độ cho có lệ mà không đúng tình hình thực tế.
– Một số bạn có báo cáo nhưng đánh giá không đúng tiến độ thực tế.

Một số hoạt động nên làm

– Đọc daily report của member hàng ngày
– Check ngẫu nhiên output của một số task quan trọng, có nhiều trường hợp báo cáo tiến độ 80% nhưng output chỉ được 30%.
– Đảm bảo mỗi task cần theo đúng thời hạn
– Nghiêm khắc với những người không nhập đầy đủ thông tin tiến độ lên tool
– Nghiêm khắc với những task làm chậm hơn so với tiến độ
– Phân tích kỹ các sai lệch của tiến độ thực tế so với kế hoạch (tại sao lệch, estimate sai hay là do làm chậm, có khó khăn cản trở gì không, bài học làm sao để lần sau không bị lệch)
– Thực hiện việc điều chỉnh để khắc phục sai lệch sớm nhất có thể (OT, thêm người hỗ trợ, hoặc re-plan)
– Quản lý thay đổi về kế hoạch tiến độ.

■ Phương châm quản lý là
– Chia nhỏ công việc để dễ giám sát và kiểm soát.

Chìa khoá quản lý là
– Thường xuyên so sánh thực tế với kế hoạch và có điều chỉnh kịp thời.