5 Giai đoạn hình thành và phát triển đội nhóm – Mô hình Tuckman

Giai đoạn 1: Forming – giai đoạn hình thành
Giai đoạn 2: Storming – giai đoạn sóng gió
Giai đoạn 3: Norming – giai đoạn ổn định (định chuẩn)
Giai đoạn 4: Performing – giai đoạn hiệu quả
Giai đoạn 5: Adjourning – giai đoạn thoái trào

Giai đoạn 1: Forming – giai đoạn hình thành

Đặc điểm

– Nhóm mới được thành lập (có thể là khi tạo team mới, khi thành lập phòng ban mới hoặc khi bắt đầu một dự án mới …)
– Các thành viên trong nhóm còn lạ lẫm với nhau, nhiều người chưa biết nhau
– Một số thành viên chưa hiểu rõ mục tiêu chung của nhóm
– Các thành viên chưa nắm được nhiệm vụ cụ thể của từng người trong nhóm
– Mọi người bắt đầu tìm hiểu nhau để cộng tác vì công việc trước mắt
– Các thành viên tỏ ra dè dặt, lịch sự và cố gắng hòa nhập với nhau
– Mọi người thường tránh tranh cãi và xung đột
– Mọi người đều đề cao sự an toàn và chấp thuận từ người khác
– Có thể có một số thành viên thăm dò nhau, tìm cách thử người khác xung quanh mình
– Những nguyên tắc và phương pháp làm việc nhóm chưa được thiết lập và thống nhất
– Tâm lý chung của các thành viên lúc này là háo hức và hưng phấn với công việc mới, kỳ vọng về một sự khởi đầu mới, nhưng có một số người nghi ngờ, lo âu, rụt rè, sợ sai
– Một số nói rất nhiều để thể hiện mình, những người này lại thường có sự sợ hãi nhất định, do chưa hiểu hết các thành viên đội nhóm và công việc cũng như mọi việc xảy ra xung quanh. Một số lại nói rất ít, do cảm thấy nghi ngờ, lo âu, sợ hãi, họ đề phòng và chờ đợi xem điều gì sẽ xảy đến
– Các thành viên trong nhóm có xu hướng độc lập, ít liên kết và không cởi mở với nhau
– Mọi người có xu hướng bảo vệ điều mình nói hoặc mình làm, ít chia sẻ hay đóng góp cho người khác
– Mối quan hệ và sự gắn kết trong team là rời rạc
– Một số thành viên không tuân thủ đúng quy trình hoặc quy tắc của nhóm
– Mọi người chưa hiểu nhau nên teamwork chưa cao, chưa mang lại hiệu quả cao
– Mọi người tìm kiếm sự chỉ đạo và thông tin rõ ràng từ người trưởng nhóm

Trưởng nhóm nên làm gì?

– Trưởng nhớm đóng vai trò là Director (Người chỉ đạo)
– Trưởng nhóm cần phải chỉ đạo và dẫn dắt nhóm
– Thiết lập mục tiêu chung và giúp các thành viên nắm rõ mục tiêu chung của nhóm
– Thiết lập và thống nhất các quy tắc hoạt động của nhóm
– Xây dựng kế hoạch làm việc cho cả nhóm
– Phân công vai trò và nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên
– Họp nhóm thường xuyên để hiểu nhau hơn
– Tổ chức các buổi giao lưu, ăn nhậu làm quen
– Chia sẻ thông tin thật rõ ràng tới toàn bộ thành viên trong nhóm
– Chỉ đạo và phân công công việc một cách cụ thể

Giai đoạn 2: Storming – giai đoạn sóng gió

Đặc điểm

– Sau một thời gian, các thành viên bắt đầu bộc lộ bản thân nhiều hơn
– Trong nhóm sẽ xuất hiện tranh luận dữ dội, mâu thuẫn và xung đột
– Nguyên nhân xuất phát chủ yếu do sự khác biệt của tính cách, cách suy nghĩ, cách làm việc, cách cư xử, quan điểm hoặc văn hóa …
– Tinh thần của một số thành viên có thể đi xuống, không khí làm việc trong nhóm trở nên căng thẳng
– Một số người đưa ra quan điểm riêng tạo sự mất đoàn kết
– Trong nhóm xuất hiện hiện tượng chia phe phái, phát sinh chiến tranh nóng và lạnh trong nhóm
– Một số thành viên tỏ ra không hài lòng về cách làm việc hoặc công việc của người khác
– Có sự so sánh giữa người này và người kia, người làm ít người làm nhiều
– Một số thành viên tỏ ra không hợp tác, từ chối các nhiệm vụ hoặc không cam kết trong công việc
– Có xuất hiện việc đổ lỗi cho nhau khi có vấn đề xảy ra
– Có thể có xuất hiện những thông tin tiêu cực nhằm hạ thấp người khác
– Các thành viên cố gắng thiết lập vị trí của họ trong mối quan hệ với thành viên khác và
– Lúc này, nhóm khó đi đến quyết định dựa trên sự đồng thuận
– Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, nhiều vấn đề, chất lượng công việc không cao
– Có thành viên chất vấn về các quy tắc đã được thiết lập, muốn phá vỡ, chỉnh sửa hoặc bổ sung
– Có thành viên sẽ chất vấn đề vai trò cụ thể để dễ làm việc hơn
– Các thành viên bắt đầu hiểu nhau hơn, nhưng sự trao đổi và hỗ trợ trong nhóm không thực sự tốt

Trưởng nhóm nên làm gì?

– Trưởng nhớm đóng vai trò là Coach (Huấn luyện viên)
– Trường nhóm cần giám sát, nhận diện và xác định những vấn đề của nhóm
– Chia sẻ và cung cấp cho nhóm các kỹ năng về giao tiếp, giải quyết xung đột, giải quyết vấn đề
– Giải quyết xung đột nhanh chóng nếu chúng xảy ra, cung cấp sự hỗ trợ cho những thành viên yếu trong nhóm
– Truyền cảm hứng để mọi người tập trung vào mục tiêu chung hơn
– Lắng nghe và thấu hiểu mong muốn của từng thành viên trong nhóm
– Hỏi mọi người đề xuất ý kiến đóng góp để cải thiện nhóm
– Đảm bảo từng thành viên trong nhóm hiểu rõ mục tiêu chung của nhóm
– Định kỳ tổ chức họp cải tiến để mọi người được chia sẻ ý kiến của mình
– Chia sẻ cho nhóm về tầm quan trọng của teamwork
– Hỗ trợ khi thấy ai đó gặp khó khăn khi thực hiện công việc
– Chỉnh sửa hoặc bổ sung các quy tắc giúp nhóm hoạt động hiệu quả hơn
– Đào thải những cá nhân có hành vi không phù hợp mà không chịu thay đổi

Giai đoạn 3: Norming – giai đoạn giai đoạn ổn định (định chuẩn)

Đặc điểm

– Sau giai đoạn sóng gió, mọi người đã hiểu nhau nhiều hơn
– Mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt
– Mọi người đã hiểu được thế mạnh và vai trò của những thành viên khác
– Mọi người đều cố gắng giải quyết các mâu thuẫn
– Các mâu thuẫn xung đột được dàn xếp và giảm nhiều
– Các quan hệ đi vào ổn định
– Các quy tắc, các điều lệ, các quy định đã được chuẩn hóa và hoàn thiện giúp ích hơn cho công việc
– Quan hệ bạn bè – đồng đội được hình thành
– Sự chân thành, tin tưởng, gắn bó trở nên rõ nét
– Các thành viên bắt đầu tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau
– Không còn ý kiến thắc mắc về vai trò hoặc nhiệm vụ
– Mọi người cố gắng để đưa ra ý kiến đồng thuận với nhau
– Các quyết định lớn được thực hiện theo thỏa thuận của nhóm, các quyết định nhở được giao cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ
– Mọi người thấu hiểu và đồng thuận với mục tiêu và phong cách làm việc của nhóm
– Mọi người chấp thuận vai trò và tính cách của từng cá nhân
– Mọi người cùng có cảm giác thuộc về một đội
– Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong công việc
– Teamwork đã có hiệu quả cao hơn, nhưng vẫn còn rời rạc do chưa có sự đồng đều

Trưởng nhóm nên làm gì?

– Trưởng nhớm đóng vai trò là Facilitate (Tạo điều kiện)
– Giai đoạn này, teamwork bắt đầu tốt nên, người lãnh đạo có thể buông dây cương một chút và tập trung vào việc giao trách nhiệm
– Lôi kéo nhân viên tham gia vào các công việc quản lý như giải quyết vấn đề, hoặc tham gia vào việc ra quyết định
– Đánh giá hiệu suất và kết quả của nhóm
– Ghi nhận những nỗ lực và đóng góp của từng cá nhân
– Tiếp tục tinh gọn và cải tiến quy trình làm việc
– Chia sẻ và ăn mừng những thành công ngắn hạn
– Thực hiện các hoạt động để duy trì tinh thần đồng đội và tăng sự gắn kết
– Đào tạo và hướng dẫn các thành viên hoàn thành tốt công việc của mình

Giai đoạn 4: Performing – giai đoạn hiệu quả

Đặc điểm

– Nhóm đã trở thành một tập thể thống nhất
– Các thành viên cởi mở và nhiệt tình giúp đỡ nhau
– Mọi người đều cảm thấy rất thoải mái khi làm việc trong nhóm
– Các thành viên trong nhóm phụ thuộc lẫn nhau, công việc đạt hiệu quả cao
– Nhóm gần như không cần sự can thiệp hay tham gia của lãnh đạo / trưởng nhóm
– Các quyết định được đưa ra hầu hết dựa trên các tiêu chí đã thống nhất trong nhóm
– Đội ngũ có tính tự chủ cao
– Toàn bộ ý thức và năng lượng đều vì thành quả chung của nhóm
– Các thành viên phối hợp với nhau nhịp nhàng, biết mình phải làm gì và đồng đội làm gì
– Mọi người đều có ý thức tuân thủ quy trình và quy tắc của nhóm
– Các thành viên hiểu rõ nhau, hiểu điểm mạnh yếu của nhau
– Thành viên mới gia nhập cũng sẽ nhanh chóng hòa nhập và làm việc được
– Nếu có thành viên rời nhóm thì hiệu quả làm việc của nhóm cũng không bị ảnh hưởng quá lớn
– Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc
– Chú ý: không phải nhóm nào cũng có thể đạt tới giai đoạn này

Trưởng nhóm nên làm gì?

– Trưởng nhớm đóng vai trò là Delegate (Ủy quyền)
– Tổ chức ăn mừng khi nhóm đạt một thành công
– Chia sẻ những kế hoạch lớn của nhóm và tổ chức
– Khuyến khích nhóm tự ra quyết định và giải quyết vấn đề
– Ủy quyền, trao quyền cho những cá nhân phù hợp
– Hướng dẫn bên lề, can thiệp tối thiểu
– Tăng cường đào tạo, cơ hội học hỏi và phát triển cho member

Giai đoạn 5: Adjourning – giai đoạn thoái trào

Đặc điểm

– Công việc của nhóm đã hoàn thành,
– Các thành viên cảm thấy lo lắng vì họ sẽ phải rời nhóm

Trưởng nhóm nên làm gì?

– Tổ chức một bữa tiệc chia tay chính thức
– Lưu giữ lại những kỉ niệm đẹp của nhóm
– Tổng hợp các bài học kinh nghiệm
– Ghi nhận những đóng góp cá nhân
– Chúc mừng các thành công và thành tựu của nhóm
– Lắng nghe nguyện vọng của từng cá nhân, sắp xếp kết hoạch sắp tới phù hợp