Quản lý dự án vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật

TÍNH KHOA HỌC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Để quản lý dự án, đầu tiên chúng ta cần có sự hiểu biết sâu sắc về quy trình, đặc biệt là quy trình phát triển phần mềm (SDP) và quy trình quản lý dự án (PMP).

Chúng ta sử dụng các công cụ và phương pháp khoa học để đo lường, phân tích và đánh giá các chỉ số trong dự án một cách định lượng. Từ các chỉ số như chỉ số chất lượng, chỉ số năng suất và các chỉ số về tiến độ, chúng ta có thể dễ dàng thực hiện việc giám sát các hoạt động trong dự án và kiểm soát cho dự án được tiến hành theo đúng kế hoạch đã được đề ra.

Các quyết định trong dự án thường được đưa ra dựa trên việc dự đoán, phân tích và nghiên cứu một cách kỹ lưỡng, sau đó đưa ra cách xử lý và đối ứng phù hợp dựa trên hiểu biết, kinh nghiệm, các quy tắc, các mô hình và các bài học được đúc kết từ trước đó. 

Các công việc và các hoạt động trong dự án đều được lập kế hoạch, sắp xếp thực hiện theo những trình tự nhất định có tổ chức.

Các quy trình quản lý, phương pháp quản lý, nguyên tắc quản lý, các công cụ quản lý được vận dụng đều đã được rất nhiều chuyên gia nghiên cứu phân tích tổng hợp sau nhiều quá trình thử nghiệm và chứng minh mà hình thành.

Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi người quản lý cần có kinh nghiệm và tư duy mang tính khoa học.

Đặc biệt cần phải nắm rõ phương pháp quản trị mục tiêu để định hướng cho tất cả các hoạt động trong dự án và tất cả các thành viên trong dự án cùng hướng tới một mục tiêu chung lâu dài để giúp cho dự án đạt đến thành công.

TÍNH NGHỆ THUẬT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Để dự án thành công, chúng ta cần phải đặt tầm quan trọng ưu tiên trong việc quản lý con người.

Con người thường đa dạng, mỗi thành viên tham gia trong dự án sẽ có những tính cách, vị trí và năng lực khác nhau. Cần có sự khéo léo hòa hợp, lan tỏa và truyền cảm hứng để nâng cao động lực, nâng cao sự chủ động và sự nhiệt tình của mỗi người. Làm cho mỗi người có thể làm việc hiệu quả hơn, tự quản lý bản thân, tự quản lý công việc của chính mình mà không cần phải thúc ép nhiều.

Để làm được việc đó, người quản lý dự án cần rất tinh tế, có lúc “cương” có lúc “nhu”, có lúc cần “cứng” lúc nên “mềm”, lúc phải thật “nghiêm khắc” lúc lại thật “nhẹ nhàng” để thuyết phục người khác.

Các tình huống xảy ra trong dự án cũng rất đa dạng. Nhiều tình huống xảy ra không theo những quy luật mà ta đã biết. Không thể bê nguyên một số công thức, nguyên tắc hay kinh nghiệm mà áp dụng cho tất cả các trường hợp.

Có những lúc phải đưa ra quyết định ngay cả khi thiếu thông tin cần thiết. Có những lúc phải có sự điều chỉnh hợp lý cũng như tìm kiếm các giải pháp chấp nhận được thay thế giải pháp hoàn hảo.

Tùy từng tình huống mà có cách xử lý linh hoạt khéo léo và phù hợp, hạn chế những cách làm cứng nhắc làm xảy ra những bất hòa không đáng có. 

Việc duy trì mối quan hệ giữa các thành viên trong dự án và khách hàng cũng luôn luôn là việc rất cần thiết.

Xây dựng mối quan hệ gắn kết thấu hiểu lẫn nhau, cùng đồng tâm hiệp lực sẽ làm cho dự án thành công. Đó chính là nghệ thuật quản lý.

Có thể kể đến là nghệ thuật sử dụng người, nghệ thuật xử lý tình huống, nghệ thuật giải quyết mâu thuẫn, nghệ thuật giao tiếp, nghệ thuật ra quyết định, nghệ thuật lan tỏa và truyền cảm hứng, nghệ thuật đàm phán thuyết phục, nghệ thuật kết nối gắn kết.

Người quản lý dự án chính là người nghệ sĩ trong dự án của mình.

(Nguồn tham khảo: sách “Tư duy – Kiến thức – Nguyên tắc để quản lý dự án thành công”)