Quản lý dự án không đơn thuần chỉ là quản lý tiến độ!

“Hãy trở thành người quản lý dự án tự tin,
thành công mà ai cũng muốn làm việc cùng.”

Không chỉ các thành viên đã và đang làm cùng dự án với bạn, các cấp lãnh đạo, mọi người xung quanh, mà cả các khách hàng hiện tại, tất cả đều muốn làm việc cùng với bạn. Đó là chính là mục tiêu và cũng là lời nhắn đầu tiên mà chúng tôi muốn truyền tải tới các bạn thông qua cuốn sách này.

Khi bạn đang đọc những dòng chữ này, điều đó có nghĩa rằng bạn là một người có tư duy cầu tiến (GROWTH MINDSET). Đây là tư duy rất quan trọng trong công việc cũng như cuộc sống. Đó là tư duy của một người ham học hỏi, khao khát vươn lên trong công việc và trong cuộc sống. Tôi tin rằng, khi bạn có tinh thần đó, chắc chắn bạn sẽ thành công.

“Điều kỳ diệu xảy ra khi bạn biết tin tưởng vào bản thân.
Nếu bạn có niềm tin, bạn có thể làm được.”
– Walt Disney –

Trong các buổi seminar định kỳ, chúng tôi đã trao đổi về tầm quan trọng của việc quản lý dự án cùng như việc làm sao để quản lý dự án thành công. Có khá nhiều điều bất ngờ đã được đưa ra thảo luận.

Nhiều bạn đang quản lý dự án theo bản năng.

Nhiều bạn dù đã nhiều năm làm quản lý dự án, nhưng phần lớn chỉ là sử dụng kinh nghiệm cá nhân theo bản năng chứ chưa thực sự được đào tạo hay thực hành kiến thức một cách bài bản. Những kinh nghiệm và kỹ thuật quản lý mà các bạn ấy áp dụng hầu hết là được học từ người này người kia và kinh nghiệm thu được từ các dự án thực tiễn mà các bạn ấy từng tham gia. Với những tình huống đã từng gặp phải, thì việc xử lý khá suôn sẻ. Nhưng với những tình huống mới chưa gặp bao giờ, thì sự lúng túng sẽ bộc lộ khá rõ ràng qua cách suy nghĩ, hành động, lời nói của các bạn. Phải đến khi một tình huống tương tự xảy ra, thì các bạn mới có thể tự tin xử lý.

Quản lý dự án không đơn thuần chỉ là quản lý tiến độ.

Nhiều bạn đang được coi là quản lý dự án, nhưng thực chất chỉ thực hiện công việc quản lý tiến độ. Những bạn khi mới tham gia quản lý dự án, bạn nghĩ đơn thuần quản lý dự án là quản lý tiến độ và giám sát những công việc diễn ra trong dự án. Đúng là quản lý tiến độ là một hoạt động quan trọng trong quản lý dự án. Nhưng nếu chỉ quản lý tiến độ thì không thể được coi là người quản lý dự án. Quản lý dự án là phải làm nhiều thứ và nhiều hoạt động quản lý. Những hoạt động quản lý đó là gì? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời trong các bài viết tiếp theo.

Có ý kiến khác cho rằng, nhiều bạn quản lý dự án đang chỉ làm công việc sắp xếp và điều chỉnh nhân sự. Các bạn chỉ nắm bắt sơ qua tình trạng của dự án, chứ chưa thực sự làm đúng chức năng và vai trò của người quản lý dự án.

Hầu hết những ý kiến này được đưa ra đều không nhận được sự đồng tình của những người tham gia. Và câu hỏi đã được đặt ra là “Như thế nào mới gọi là quản lý dự án? Quản lý dự án gồm những hoạt động gì? Người quản lý nên làm gì để đảm bảo sự thành công cho dự án của mình?”

Chúng tôi đã trao đổi với nhau rất nhiều để trả lời cho câu hỏi này. Câu trả lời đã trở thành bài tập về nhà cho tất cả sáu người tham gia buổi chia sẻ của chúng tôi. Mỗi người đều phải suy nghĩ và tìm hiểu để tìm ra câu trả lời của riêng mình cho tới buổi chia sẻ kế tiếp. Mỗi người chúng tôi đều bắt đầu tìm hiểu nhiều hơn, từ việc tìm đọc các nguồn kiến thức trên mạng, đọc các cuốn sách về quản lý dự án, đọc các bài báo cả tiếng Anh lẫn tiếng Việt, thậm chí tham khảo tư vấn từ việc trao đổi với những người quản lý khác, tất cả đều hướng tới mục tiêu hiểu thật rõ “quản lý dự án là gì? Và làm sao để tự tin quản lý dự án thành công”.

Tài liệu chúng tôi tìm được có rất nhiều, nội dung cũng rất rộng. Phần lớn các tài liệu và sách ở thời điểm hiện tại này thường khó vận dụng vào việc quản lý dự án thực tiễn, đặc biệt là với dự án phát triển phần mềm. Sau một thời gian dài tìm hiểu thì chúng tôi chưa thấy có quyển sách nào thật sự phù hợp với nhu cầu của mình.

Cuốn PMBOK (Project Management Book Of Knowledge) là sách về quản lý dự án được chúng tôi nhắc đến nhiều lần nhất. Có thể nói đây là cuốn sách gối đầu giường của các nhà quản lý dự án trên thế giới. Nhưng cũng phải chia sẻ thật là nội dung có phần hơi dài, phạm vi kiến thức rộng. Đó là cuốn sách về kiến thức quản lý chuyên sâu và áp dụng cho tất cả các loại dự án, và tất cả các ngành nghề. Đối với ngành phần mềm, nếu áp dụng “y nguyên” những kiến thức đó mà không có sự thay đổi thì khả năng cao chúng ta vẫn sẽ gặp nhiều khó khăn trong thực tế. Thậm chí là phát sinh nhiều hoạt động quản lý thừa thãi không cần thiết.

Cuối cùng, một thành viên trong số chúng tôi nêu ý kiến “tại sao chúng ta không tự viết nên quyển sách của chính mình, tập hợp những kiến thức đã đọc, đã học cũng như những kinh nghiệm, những bài học thực tiễn mà chúng ta đã trải qua, vừa là để hệ thống lại kiến thức của bản thân vừa lại có thể giúp được cho những người khác?”.

Dường như tất cả mọi người đều có chung một suy nghĩ nên chúng tôi đã đi đến quyết định kết hợp cùng nhau để viết cuốn sách này. Với mong muốn là làm tinh gọn và hệ thống hoá lại kiến thức cơ bản về quản lý dự án, chia sẻ những quan điểm mang tính thực tiễn của chúng tôi về tư duy, kiến thức và nguyên tắc quản lý dự án… trong phạm vi ngành phát triển phần mềm.

Chúng tôi hy vọng cuốn sách sẽ giúp ích cho nhiều bạn đang làm quản lý dự án khác, cũng như các bạn sẽ và sắp trở thành người quản lý dự án, giúp bạn đọc có thể trở thành: “Người quản lý dự án tự tin, thành công ai cũng muốn làm việc cùng.”

Nhiệm vụ chính của người quản lý dự án là gì?

Có bạn trả lời là quản lý tiến độ, có bạn trả lời quản lý con người, có bạn trả lời là làm rất nhiều nhiệm vụ là quản lý abc hay xyz …
Câu trả lời của chúng tôi là rất đơn giản:
Người quản lý dự án chỉ có một nhiệm vụ đó là “làm cho dự án của mình thành công”.
Chỉ cần nhận thức một nhiệm vụ chính của mình như vậy, nó sẽ dẫn lối đưa bạn đến các hoạt động quản lý cần phải làm để làm cho dự án thành công.

Nội lực và chiêu thức

Cao thủ luyện võ phải luyện 2 phần quan trọng là nội lực và chiêu thức. Trong đó, nội lực bên trong quan trọng hơn. Trước khi luyện chiêu thức bạn cần có “Nội Lực”. Có nội lực mạnh, bạn sẽ dễ dàng luyện thuần thục các “Chiêu thức”. Nếu không có “Nội lực” thì bạn sẽ không luyện “Chiêu thức” thuần thục được, thậm chí còn bị tẩu hoả nhập ma. Trong cuốn sách này, chúng tôi hy vọng bạn có thể luyện được cả nội lực (tư duy & kiến thức) và các chiêu thức (nguyên tắc và các bài học) để quản lý dự án.

Khả năng quản lý tỉ lệ thuận với độ thành công của dự án.

Khi có vấn đề xảy ra trong dự án, những người quản lý “tồi” sẽ đổ lỗi cho hoàn cảnh hoặc đổ lỗi cho ai đó trong dự án. Những người “quản lý giỏi” sẽ tìm cách cải thiện trong chính cách quản lý của mình. Họ sẽ quan sát, phân tích, sau đó đưa ra quyết định cách xử lý để đối ứng phù hợp nhất với hoàn cảnh và điều kiện dự án làm cho dự án thành công.