Process là gì? Tại sao cần có quy trình?

Process dịch sang tiếng việt là gì?

Theo nhiều từ điển dịch thì từ Process có nghĩa khá rộng, có thể dùng là danh từ và động từ.
Khi dùng là danh từ thì có 3 nghĩa chính như sau:
1. Quá trình (sự tiến triển)
2. Quy trình (cách tiến hành)
3. Phương pháp, cách thức sản xuất chế biến
Khi dùng là động từ thì được dịch là gia công hoặc diễu hành.

Định nghĩa theo tiêu chuẩn IOS 9000 năm 2005

Quá trình (Process) và Quy trình (Procedure) được định nghĩa có sự khác biệt trong ISO9000.
• A process is a set of interrelated or interacting activities which transforms inputs into outputs
• A procedure is specified way to carry out an activity or a process

Quá trình (process)

– Tập hợp các nhiệm vụ , các bước hoặc các hoạt động được thực hiện để biến đổi đầu vào thành đầu ra.
– Quá trình thể hiện bằng các hành động, biểu hiện của sự tiến triển công việc
– Một quá trình có thể được quản lý bằng nhiều quy trình
– Quá trình thường không nói đến trình tự
– Nói đơn giản, quá trình là nói về những gì chúng ta làm

Quy trình (procedure)

– Tập hợp các quy định và trình tự để thực hiện một hoạt động hoặc một quá trình nào đó
– Quy trình thường được thể hiện trên văn bản
– Một quy trình để thực hiện một hoặc nhiều quá trình
– Những quy định và trình tự mang tính chất bắt buộc tuân thủ
– Nói đơn giản, quy trình là cách chúng ta làm điều đó

Một quy trình có thể được dùng để kiểm soát một hoặc nhiều quá trình. Và ngược lại, một quá trình có thể được quản lý bới một hoặc nhiều quy trình. Một quy trình lớn có thể được bao gồm bởi nhiều quy trình nhỏ, với các quy trình nhỏ thường được dùng với một từ dễ hiểu hơn là workflow, tức là luồng công việc.

Trong thực tế khi làm phát triển phần mềm

Process được dùng là cả quá trình bao gồm quy trình, trong khi Procedure thì ít được sử dụng hơn.
Thật ra 2 từ Process và Procedure chỉ khác nhau thành tố cuối cùng là “ss” và “dure”

Do vậy khi nói về process chúng ta dịch đơn giản là quy trình, bao gồm các hoạt động để đạt một mục tiêu nào đó, tức là quá trình biến đầu vào thành đầu ra và bao gồm các quy định và trình tự để thực hiện các hoạt động đó. Những quy định và trình tự mang tính chất bắt buộc phải tuân thủ.

Một số đặc tính của quy trình

– Quy trình phải được thể hiện trên văn bản
– Quy định và trình tự có tính chất bắt buộc, phải tuân thủ
– Quy trình phải có đầu vào, đầu ra rõ ràng và cụ thể
– Các công việc được sắp xếp theo một thứ tự nhất định
– Một quy trình có thể quản lý một hoặc nhiều quá trình

Nhược điểm của quy trình

1. Rắc rối , phiền hà
2. Mất thời gian phải làm một số công việc thủ tục hành chính

Khi làm phát triển phần mềm tôi từng được nghe nhiều bạn nói là quy trình rườm rà, rắc rối, và nhiều hoạt động phải làm chỉ là thủ tục hành chính mất thời gian. Không biết bạn đã nghe những câu như thế chưa. Tôi thì nghe rất nhiều lần. Đúng là khi cái gì cũng phải làm theo quy trình sẽ khiến cho một số bạn thấy phiền hà, vì với những công việc đơn giản nếu làm một mình các bạn có thể làm một loáng là xong. Khi áp quy trình vào khi bạn sẽ phải báo cáo, viết tài liệu rồi làm một số thủ tục nào đó mới bắt tay vào làm chính thức.

Người ta có câu “Muốn đi nhanh, hãy đi một mình. Muốn đi xa hãy đi cũng nhau”
Nếu bạn nhanh nhẹn hơn người khác, bạn có thể bỏ qua quy trình, nhưng bạn chỉ đi được 1 mình thôi. Nếu đi cùng một nhóm, bạn cần phải đi theo quy trình thì tất cả mới có thể đi cùng nhau được.

Tại sao cần có quy trình

1. Không có quy trình dễ xảy ra sự hỗn loạn

Mỗi thành viên trong nhóm có tính cách khác nhau, phong cách khác nhau, năng lực và kiến thức cũng khác nhau. Nếu mỗi người đều tự làm theo cách riêng của mình thì rất dễ xảy ra sự hỗn loạn, khó kiểm soát. Đến lúc nào sẽ xảy ra vấn đề mà không thể xử lý được hoặc không biết vấn đề nằm ở khâu nào. Điều này dẫn đến nhiều hậu quả xấu, mất thời gian tiền bạc để khắc phục, thậm chí không thể khắc phục được.

2. Biết được cách tiến hành một công việc

Đối với nhiều bạn, đặc biệt các bạn mới vào, nếu không có quy trình thì nhiều bạn sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu, phải làm như thế nào hoặc đạt kết quả như thế nào là hoàn thành. Không có quy trình, dễ dẫn đến tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp. Quy trình giúp tất cả các thành viên trong nhóm hiểu được cách tiến hành công việc, trình tự phải làm và đầu ra mong muốn đạt được.

3. Phối hợp nhóm ăn khớp hơn

Khi mọi người đều thực hiện đúng theo trình tự và các quy định phải làm, thì việc tổ chức công việc sẽ dễ dàng hơn, mọi người làm việc với nhau săn khớp hơn. Không xảy ra tình trạng thắc mắc việc này do ai làm hay làm như thế nào. Có quy trình giúp mọi người thực hiện công việc không bị chồng chéo hoặc ngáng đường người khác.
Chắc chắn hiệu quả làm việc nhóm sẽ có hiệu quả cao hơn.

4. Dễ dàng kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc

Khi quy trình, người quản lý và ngay cả những thành viên khác trong nhóm dễ dàng biết được tiến độ công việc đang được tiến triển đến đâu, và đánh giá được chất lượng của mỗi công việc có đúng theo tiêu chuẩn và quy định đã đặt ra hay không. Khi có vấn đề xảy ra dễ dàng phát hiện và biết được vấn đề đang ở khâu nào. Có quy trình sẽ giúp mọi người thực hiện công việc theo đúng chất lượng mong muốn.

5. Tăng hiệu quả làm việc nhóm

Rõ ràng, quy trình giúp mọi người làm theo những quy tắc, quy định và cách giống nhau, sẽ giúp mọi người tiến hành công việc dễ dàng hơn nhưng với tiền đề là phải nắm rõ quy trình trước khi bắt tay vào làm. Khi quy trình được tuân thủ sẽ hạn chế được việc một công việc nào đó bị bỏ quên không làm.

6. Biểu hiện của sự chuyên nghiệp

Chắc chắn có quy trình làm việc là biểu hiện của sự chuyên nghiệp trong công việc. Không có quy trình thường bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và khó có được sự tin tưởng từ người khác đặc biệt là khách hàng.

Nói về tầm quan trọng của quy trình thì có một ví dụ nổi tiếng là về quy trình làm bánh Speedee System của McDonal mà nhiều người biết. Là cửa hàng cung cấp thức ăn nhanh, thường là các cửa hàng nhỏ nhưng đông khác, nên McDonal đã tạo ra công thức làm bánh trong vòng 30 giây cho khách hàng. Để làm được điều đó, họ đã phải trải qua rất nhiều lần thử nghiệm quy trình làm bánh trước khi họ thành công. Việc tổ chức chế biến và phục vụ khách hàng, ai đứng ở đâu, làm cái gì, trong bao lâu, bỏ gia vị bao nhiêu, sử dụng số lượng bao nhiêu, đặt cái gì ở đâu, máy móc đặt ở vị trí nào … tất cả đều được thực hiện một cách hoàn hảo và nhanh chóng rất ít sai sót. Nếu không có quy trình thì McDonal không thể làm nhanh và phát triển nhanh trên toàn thế giới như vậy.

Một số điểm chú ý cho những người quản lý

– Quy trình được lập ra không có nghĩa có nên hoàn toàn dập khuôn, trong một số trường hợp có thể được tối ưu hoặc vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với hoàn cảnh hiện tại. Người quản lý cần có khả năng phán đoán và đánh giá tình huống, khi cần thiết có thể điều chỉnh hoặc cải tiến quy trình để tăng hiệu quả cao hơn. Nhưng không nên tùy tiện thay đổi thường xuyên hoặc bỏ qua một số bước đã được quy định trong quy trình.
– Tất cả quy trình nên được viết vào văn bản và có sự thống nhất của tất cả các thành viên trong nhóm
– Đảm bảo tất cả các thành viên khi tham gia nhóm đã hiểu quy trình trước khi bắt tay vào làm công việc
– Việc tạo quy trình có thể mất thời gian ban đầu, nhưng sẽ giữ lại cho bạn rất nhiều thời gian phải xử lý vấn đề xảy ra không đáng có. Mất thời gia một chút nhưng sẽ rất nhàn về sau vì mọi người đang tự động làm theo quy trình mà bạn đề ra.
– Luôn luôn chú ý đến việc cải tiến và xem xét quy trình sau một thời gian, thực hiện điều chỉnh để quy trình phù hợp và đạt hiệu quả cao cho mỗi giai đoạn của công việc.