Phương pháp quản lý thời gian để tăng hiệu quả làm việc

Mỗi người đều có 24h trong 1 ngày. Có người thành công, có người chưa thành công. Có người luôn bận rộn và ca thán, có người luôn hoàn thành tốt mọi việc và có thời gian tận hưởng cuộc sống. Tất cả nằm trong khả năng quản lý thời gian. Ai quản lý và sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn, người đó sẽ thành công hơn.

Nếu không quản lý thời gian

– Bạn rất dễ bị quá tải trong công việc và dễ bị chậm thời gian
– Nhiều công việc bị dồn toa kéo theo mức độ căng thẳng cao hơn
– Hiệu quả công việc không cao và ảnh hưởng đến khả năng tập trung cũng như chất lượng công việc
– Bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, chậm trễ trong hành động có thể bị mất cơ hội

Lợi ích của việc quản lý thời gian

1. Tăng năng suất

– Biết rõ thời gian cần phải hoàn thành mỗi công việc và không bỏ xót công việc
– Biết được công việc cần làm hoặc có thể làm trong một ngày
– Xác định được những việc cần ưu tiên và những công việc có thể để sau
– Các công việc được hoàn thành theo đúng thứ tự ưu tiên cần thiết
– Tăng sự tập trung, và làm việc với năng suất tốt hơn và hiệu quả hơn

2. Giảm căng thẳng

– Thực hiện công việc trong trong thời gian ngắn hơn
– Tiết kiệm được thời gian để đưa ra quyết định
– Công việc không bị dồn toa, thoải mái hơn khi làm việc
– Quản lý thời gian hiệu quả sẽ không cần tăng ca hay làm thêm giờ
– Không bị mệt mỏi chạy theo thời hạn, giảm căng thẳng.

3. Bỏ được thói quen trì hoãn

– Làm việc một cách khoa học hơn, bớt tùy hứng
– Bỏ được thói quen lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết
– Giúp bạn rèn luyện cho mình những thói quen tích cực để thành công

4. Tăng động lực cho bản thân

– Có động lực và năng lượng làm việc mỗi ngày
– Khi mọi thứ trong tầm kiểm soát, bạn sẽ trở nên tự tin và chủ động hơn
– Hiệu suất cao sẽ làm cho thời gian đạt được mục tiêu nhanh hơn

5. Có nhiều thời gian hơn cho bản thân mình

– Có nhiều thời gian hơn để tạo giá trị lớn hơn cho bản thân
– Có những khoảng thời gian dành cho sở thích và đam mê của mình
– Khi công việc được thuận lợi sẽ làm cải thiện cuộc sống trở nên ý nghĩa hơn

Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Quy luật 80/20

– 80% thành quả của bạn được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc hiệu quả.
– Mỗi khi nhìn vào danh sách công việc, hãy tự hỏi “20% công việc nào trong danh sách này sẽ mang lại 80% thành quả?”
– Hãy ưu tiên và dành sự tập trung cao nhất cho 20% công việc mang lại nhiều giá trị nhất.

Phương pháp Pomodoro

– Làm việc theo chu trình: Làm 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút
– Thật sự tập trung làm trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút để thư giãn, sau đó bạn dễ dàng tập trung cao hơn ở chu trình kế tiếp

Quy tắc 2 phút

– Hàng ngày có rất nhiều việc chúng ta có thể hoàn thành trong chưa đầy 2 phút
– Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, thì hãy làm luôn và ngay, không trì hoãn.
– Giải quyết ngay những công việc nhỏ, tránh tồn đọng giúp bạn có tâm lý làm việc thoải mái hơn mỗi ngày
– Ví dụ: đổ rác, trả lời tin nhắn quan trọng, gọi điện cho khách hàng, cập nhật tiến độ công việc …

Phương pháp ma trận Eisenhower

– Lập danh sách công việc và đánh giá mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của mỗi công việc
– Những công việc quan trọng và khẩn cấp thì nên làm ngay (Ví dụ: trả lời cho khách hàng, liên lạc làm ăn, trả lời cho sếp, làm báo cáo … )
– Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp thì lập kế hoạch để làm sau.
– Những công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp thì nền ủy thác cho người khác
– Những công việc không quan trọng, cũng không khẩn cấp nên loại bỏ càng nhiều càng tốt (ví dụ: xem phim, đọc báo từ mạng xã hội … )

Phương pháp 3 việc quan trọng nhất

– Hay còn gọi là phương pháp 40-30-20-10
– Mỗi chúng ta thường chỉ hoàn thành được 3 việc quan trọng nhất, có để làm nhiều hơn
– Mỗi sáng bắt đầu công việc, hãy đưa ra 3 việc quan trọng bạn sẽ làm trong ngày hôm đó
– Với việc quan trọng nhất dành 40% thời gian
– Với việc quan trọng nhì dành 30% thời gian
– Với việc quan trọng ba dành 20% thời gian
– Những việc khác dành 10% thời gian

Luật Parkinson

– Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian bạn ấn định cho nó
– Nếu không có deadline, công việc sẽ rất lâu mới được hoàn thành
– Nếu bạn để là 1 tuần thì đúng 1 tuần công việc được hoàn thành
– Nếu vẫn công việc đó, bạn để deadline là 1 ngày có thể nó vẫn có thể được hoàn thành
– Bạn cần tự tạo deadline và áp lực thời gian, bạn sẽ hoàn thành công việc sớm nhất có thể.
– Đừng bao giờ xin gia hạn trừ trường hợp bất khả kháng,
– Làm tốt theo luật Parkinson bạn sẽ thấy mình có rất nhiều thời gian để làm thêm nhiều việc khác

Dùng câu thần chú “Tập trung nào”

– Làm việc tập trung là cách quản lý thời gian hiệu quả nhất
– Khi thấy mình thiếu tập trung thì hô câu thần chú “Tập trung nào” để tập trung hoàn thành công việc
– Nếu vẫn không thể tập trung thì nên nghỉ ngơi 5 phút rồi hô tiếp thần chú “tập trung nào”

Xác định khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày

– Mỗi người thường có khoảng 2h làm việc hiệu quả nhất trong ngày
– Thường là rơi vào khoảng 8:00-10:00AM, đó là lúc vừa bắt đầu làm việc, đầu óc thư thái, bộ não có năng lượng do vừa ăn sáng, đầu óc minh mẫn nhất. (Có một số người làm việc hiệu quả nhất lúc 14:00-16:00 khi sau nạp năng lượng ăn trưa và văn phòng yên tĩnh)
– Hãy dành thời gian đó để tập trung làm những việc khó nhất và quan trọng nhất nhằm đạt kết quả tốt nhất.

Biết cách nói không

– Không cần thiết ai giao gì cũng làm mà không biết nói “không”
– Nói không với những việc không quan trọng, nói không với những cuộc họp không cần thiết.
– Nói không khi không phải trách nhiệm của mình
– Học cách nói không một cách lịch sự

Thịt con ếch to trước.

– Nếu hoàn thành sớm công việc to nhất, khó nhất trong ngày thì bạn sẽ có rất nhiều cảm xúc vui vẻ và hứng phấn cho thời gian còn lại của ngày. Hãy dành thời gian thịt con ếch to nhất trước.

Công việc mồi

– Nếu có công việc nào dễ và làm nhanh trong thời gian ngắn trong vài phút, thì hãy làm nó trước khi làm việc khoai, điều đó tạo thêm hưng phấn cho bạn sáng tạo hơn khi làm việc khó.

Đào tạo nhân viên để họ giúp đỡ mình

– Người giỏi không phải là người làm tất cả
– Biết cách sử dụng sức mạnh tập thể để hoàn thành nhiều việc hơn
– Đừng cố gắng ôm tất cả mọi việc mà thiếu sự tin tưởng ở người khác
– Nếu có nhân viên, Hãy đào tạo họ để họ phát triển và hỗ trợ bạn được nhiều hơn

Loại bỏ những “kẻ ăn cắp thời gian” của bạn

– Nói chuyện phiếm quá nhiều
– Bàn làm việc bừa bộn, mất nhiều thời gian để tìm kiếm đồ vật
– Tính trì hoãn, việc hôm nay cứ để ngày mai
– Tính cầu toàn, lãng phí thời gian để làm tốt mọi thứ
– Trình bày kém, nói nhiều thông tin thừa làm mất thời gian
– Thiếu mục tiêu, thiếu sự ưu tiên sắp xếp công việc
– Khả năng ủy thác giao việc kém, tự mình phải ôm hết mọi việc
– Làm việc không có deadline, không có giờ bắt đầu hay kết thúc

Học hỏi mỗi ngày

– Khi bạn có nhiều kiến thức và kỹ năng bạn sẽ làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
– Có nhiều kiến thức giúp bạn tự tin hơn, ra quyết định nhanh hơn, và tiết kiệm được nhiều thời gian.
– Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm việc khác hoặc thời gian cho bản thân mình.

Những câu nói hay về quản lý thời gian

– Tất cả những gì đo lường được thì quản lý được
– Thiếu định hướng chứ không phải thiếu thời gian, tất cả chúng ta đều có 24h một ngày (Zig Ziglar)
– Cách sống hợp lý là mỗi sáng lên kế hoạch và tối đến đánh giá kết quả đạt được (Alexis Carrel)
– Thời gian là cuộc đời, vì thế lãng phí thời gian là lãng phí cuộc đời (Alan Lakein)
– Bạn có thể trì hoãn nhưng thời gian thì không (Benjamin Franklin)
– Điều quan trọng không phải là dùng thời gian mà là đầu tư nó (Stephen Covey)
– Làm hai việc cùng một lúc tức là chẳng làm gì cả (Publius Syrus)
– Cách ngắn hơn để làm nhiều thứ là chỉ làm 1 thứ tại 1 thời điểm (Mozart)
– Thời gian là vàng là bạc, là thứ quý giá nhất trên đời
– Thời gian không chờ đợi ai, đã mất không bao giờ lấy lại được.