Người quản lý dự án làm gì trong dự án?

Tổng quan

• Người quản lý dự án là trung tâm của vũ trụ dự án.
• Người quản lý dự án bắt buộc phải thông thạo các kỹ năng quản lý dự án nếu không, dự án sẽ thất bại.
• Với một người được đào tạo về các kỹ năng quản lý dự án, bất kể người đó làm chức danh nào, dự án đó sẽ thành công.
• Người quản lý dự án đặt lợi ích của dự án lên hàng đầu, chứ không phải lợi ích của chính họ.
• Người quản lý dự án hiểu được giá trị của các Tools (công cụ) và kỹ thuật quản lý dự án và biết cách điều chỉnh chúng cho phù hợp với một dự án của mình.
• Người quản lý dự án bắt buộc phải hiểu quy trình quản lý dự án (tức là những việc cần làm đầu tiên, thứ hai, v.v. và tại sao)
• Người quản lý dự án nên điều chỉnh và quyết định các bước quy trình sẽ triển khai trong dự án
• Người quản lý dự án luôn biết bối cảnh và lý do tại sao dự án của họ được triển khai.
• Người quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách.
• Người quản lý dự án đảm bảo rằng dự án đạt được mục tiêu trong thời hạn nhất định
• Người quản lý dự án cần chủ động xác định rủi ro, đưa ra chiến lược giảm thiểu và thực hiện chiến lược giảm thiểu nếu rủi ro xảy ra.
• Người quản lý dự án kết hợp cộng tác chặt chẽ với các bên liên quan trong suốt quá trình làm dự án.
• Người quản lý dự án nên chủ động xác định các vấn đề, các xung đột và chủ động giải quyết các vấn đề và xung đột đó
• Người quản lý dự án luôn chủ động tìm kiếm những thay đổi và cải tiến để làm cho tốt hơn.
• Người quản lý dự án nên tham khảo ý kiến của quản lý cấp cao khi họ phải đưa ra các quyết định nằm ngoài thẩm quyền được giao
• Người quản lý dự án tạo ra điều lệ và các quy tắc trong dự án
• Người quản lý dự án tạo động lực cho Team Members, trao quyền và giúp họ gắn kết, tin tưởng, tạo điều kiện cho họ đề xuất cải tiến, người quản lý dự án không nên xen quá sâu vào các chi tiết quá nhỏ nhặt (micromanagement).
• Người quản lý dự án dành thời gian lập kế hoạch, quản lý, đánh giá, giám sát và đối chiếu phạm vi, lịch trình, chi phí, chất lượng, rủi ro, nguồn lực và sự hài lòng của khách hàng.

Lập kế hoạch dự án

• Ngưởi quản lý dự án hiểu lập kế hoạch dự án là việc rất quan trọng, do đó họ ưu tiên dành thời gian và công sức để lập kế hoạch tốt ngay từ đầu
• Người quản lý dự án lập kế hoạch dự án với ý kiến đóng góp từ Team member và các bên liên quan, không nên làm một mình
• Người quản lý dự án lập kế hoạch cho tất cả các phần (Scope, Time, Cost, Quality, Resource, Communications, Risk …)
• Người quản lý dự án xác định các số liệu được sử dụng để đo lường chất lượng của dự án.
• Người quản lý dự án có kế hoạch cải tiến các quy trình dự án,
• Người quản lý dự án luôn suy nghĩ cách để thưởng hoặc ghi nhận cho các Team Member của dự án
• Người quản lý dự án định nghĩa vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án, ghi chép và phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng.
• Người quản lý dự án luôn tập trung nhiều vào việc xác định rủi ro và hướng Team vào việc ngăn ngừa rủi ro.
• Người quản lý dự án nhận ra rằng việc quản lý rủi ro giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc của dự án, và giải thích cho Team Member khi cần thiết
• Người quản lý dự án lập kế hoạch khi nào và làm thế nào để đo lường hiệu suất của dự án.
• Người quản lý dự án chia sẻ toản bộ kế hoạch dự án cho toàn bộ các thành viên trong dự án và giải thích giúp cho mọi người hiểu rằng kế hoạch là thực tế và có thể đạt được.

Triển khai dự án

• Người quản lý dự án đảm bảo dự án được triển khai theo đúng lịch trình của bản kế hoạch dự án
• Người quản lý dự án chịu trách nhiệm ghi lại, chia sẻ kiến thức và bài học thu được trong quá trình dự án,
• Người quản lý dự án đo lường tiến độ để giúp xác định tình trạng dự án so sánh với kế hoạch trong suốt dự án.
• Người quản lý dự án luôn đánh giá dự án có được hoàn thành và cán đích theo đúng thời hạn kết thúc của dự án hay không.
• Người quản lý dự án dùng dữ liệu để phân tích và đánh giá những thay đổi hoặc vấn đề có tác động đến tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro, nguồn lực và sự hài lòng của khách hàng của dự án.
• Người quản lý dự án chia sẻ các vấn đề của dự án cho các thành viên dự án và các bên liên quan để mọi người nắm được tình trạng như nhau.
• Người quản lý dự án dành thời gian cho các hoạt động như xây dựng nhóm và đảm bảo hiệu suất cao của nhóm.
• Người quản lý dự án chủ động và phát hiện sớm các vấn đề, tìm kiếm các thay đổi và ngăn chặn các vấn đề,
• Người quản lý dự án dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc ngăn ngừa các vấn đề hơn là xử lý các vấn đề,
• Người quản lý dự án đảm bảo các vấn đề xảy ra đều có sẵn một kế hoạch ứng phó để đối phó với chúng.
• Người quản lý dự án đảm bảo rủi ro là một chủ đề chính trong mọi cuộc họp của dự án.
• Người quản lý dự án đảm bảo rằng các điều lệ và quy tắc của dự án được mọi người tuân thủ.
• Người quản lý dự án đề xuất các cải tiến đối với các tiêu chuẩn, chính sách và quy trình của dự án.
• Người quản lý dự án cân nhắc xem xét lại chất lượng bất cứ khi nào có sự thay đổi đối với bất kỳ thành phần nào của dự án.
• Người quản lý dự án đảm bảo tất cả các điều khoản và những điều đã cam kết với khách hàng được đáp ứng, kể cả những điều có vẻ không quan trọng.

Kết thúc dự án

• Người quản lý dự án lưu trữ tất cả các hồ sơ của dự án.
• Người quản lý dự án đảm bảo đã nhận được sự chấp nhận cuối cùng từ khách hàng.
• Người quản lý dự án đảm bảo có một buổi họp tổng kết dự án và rút ra các bài học kinh nghiệm

Tham khảo có chỉnh sửa từ sách PMP Exam Prep của Rita