Kỹ năng giao việc hiệu quả

DÀNH CHO NGƯỜI GIAO VIỆC

1. Giao đúng người đúng việc

– Nắm được năng lực và điểm mạnh yếu của nhân viên
– Giao việc phù hợp tới người có khả năng hoàn thành công việc
– Nếu đánh giá nhân viên chưa có khả năng làm được, hãy đào tạo và huấn luyện họ trước khi giao việc
– Tránh để rơi vào tình trạng bỏ con giữa chợ.

2. Đảm bảo nhân viên hiểu rõ yêu cầu công việc

– Giải thích thật rõ ràng mô tả yêu cầu của công việc
– Đưa ra kết quả kỳ vọng khi hoàn thành công việc
– Yêu cầu nhân viên nhắc lại yêu cầu để đảm bảo chắc chắn đã hiểu
– Với những yêu cầu khó hãy hỏi nhân viên hướng định làm như thế nào.
– Chia sẻ rõ bối cảnh của công việc và mức độ quan trọng của công việc

3. Công việc phải có thời hạn rõ ràng.

– Tuyệt đối tránh giao việc mà không đưa ra thời hạn.
– Đưa ra thời hạn của từng công việc.
– Đối với những việc cần gấp cần nhấn mạnh thời hạn mong muốn hoàn thành lúc mấy giờ.
– Cho nhân viên hiểu rõ độ nóng của dự án.

4. Phân vai trò rõ ràng

– Hãy định nghĩa rõ ràng vai trò của từng người trong dự án
– Định nghĩa rõ quyền hạn mà mỗi người có thể quyết
– Cho nhân viên được có quyền nhất định đối với công việc của họ
– Nhưng cần định rõ hạn mức quyền hạn để họ không vượt quá thẩm quyền
– Mỗi người có quyền hạn vừa đủ để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

5. Theo dõi quá trình thực hiện công việc

– Đừng phó mặc cho nhân viên sau khi giao việc cho họ
– Định kỳ thăm hỏi tiến độ và những khó khăn cản trở nếu có.
– Nếu họ đi sai hướng, hãy chỉ dẫn lại cho đúng hướng.
– Hỗ trợ hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn
– Động viễn và cổ vũ tinh thần để thúc đẩy nhân viên nâng cao hiệu quả
– Tạo cho nhân viên cảm giác luôn có sự hậu thuẫn từ cấp trên

6. Tổng kết công việc

– Đánh giá kết quả nhân viên thực hiện công việc
– Đưa ra những điểm tốt và hạn chế cần khắc phục và rút ra bài học nếu có.

DÀNH CHO NHÂN VIÊN KHI NHẬN VIỆC TỪ SẾP

Hãy yêu cầu sếp giải thích và đưa ra thông tin rõ ràng về công việc vừa giao.
– Giải thích rõ ràng nội dung yêu cầu công việc
– Chia sẻ bối cảnh tại sao cần làm công việc này
– Đưa ra kết quả kỳ vọng mong muốn khi hoàn thành
– Đưa ra thời hạn mong muốn hoàn thành
– Nói rõ quyền hạn mà bạn có thể quyết.
Nếu còn điểm nào chưa rõ ràng trong yêu cầu công việc hãy Q&A , hỏi hoặc yêu cầu giải thích cho tới khi chắc chắn bản thân đã hiểu rõ, tuyệt đối không để xảy ra tình trạng mập mờ khi nhận việc hoặc chưa hiểu rõ công việc đã bắt tay vào làm.